Neue Funktionen und Anwendungen auf der Kollaborativ-Plattform von BeOne

E-Mail- Austausch und Telefongespräche mit Kunden, um die Sendung zu quotieren? Das werden bald eine ferne Erinnerung sein. Nova Systems hat mit der Einführung eines neuen Moduls innerhalb des ERPs die neue kollaborative Digitalisierung von BeOne, der Software für den internationalen Versand-, Transport-, Zoll- und Logistiksektor, begonnen: die Collaboration Platform.

„Die Plattform wurde um neue, speziell für die Welt des Transports und der Logistik entwickelt Anwendungen und Funktionen erweitert, damit die Kunden von Nova Systems autonom die für sie nötigen Informationen einholen können. All dies kann in jedem Teil der Welt, in dem es eine Internetverbindung und einen Webbrowser gibt, erfolgen“, sagt Riccardo Tarocco, Chef-Softwarearchitekt des Unternehmens für Informations- und Kommunikationstechnologie, und betont dabei: „Insbesondere die traditionellen Kommunikationsmittel, wie E-Mails und Telefonate, entfallen mit einer großen Zeitersparnis. Mit dem Verwaltungssystem werden die Sendungen in Echtzeit über das Autoquote-Tool gewährleistet. Der Kunde kann auch die Nachverfolgung der Waren und der Dokumente zu aktuellen und historischen Transaktionen überwachen.“

Die Kollaborations-Suite wurde unter Verwendung der besten, heute auf dem Markt verfügbaren Technologien entwickelt. „Es handelt sich um eine in ASP.NET geschriebene HTML5, CSS, Boostrap4-Anwendung, die von jedem mobilen Gerät aus verwendet werden kann. Da sie schnell reagiert, ist sie auch in der Lage, sich grafisch automatisch an das Gerät anzupassen, mit dem die Plattform genutzt wird – fügt Tarocco hinzu -. Die Suite ermöglicht die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Verwaltung aller Dokumente in der digitalen Domäne, wodurch Dokumente in Papierform eliminiert werden“. Die von den Kunden eingegebenen Daten fließen direkt in die BeOne-Datenbank, wodurch Back-Office-Tätigkeiten, die nicht das Verkaufsteam betreffen oder keinen Kontakt zum Kunden erfordern, vereinfacht und rationalisiert werden. „Die Informationen sind somit immer aktualisiert und auf einer einzigen Plattform vorhanden, und die Möglichkeit, Dokumente und Mitteilungen zu verlegen, wird reduziert. Die auf der Backoffice-Seite getroffenen Maßnahmen, zum Beispiel die Quotierung einer Angebotsanfrage, die das Spot-Angebot in den Bestätigungsstatus bringt, sind auf der Collaboration Platform in Echtzeit sichtbar und verwaltbar. Dadurch ist es möglich, in Echtzeit mit den Kunden zu interagieren und alle Anfragen zeitnah zu verhandeln“, sagt Tarocco weiter.

Die Anwendungen der Plattform können für jeden einzelnen Kunden völlig unabhängig konfiguriert werden und sind in fünf Makrobereiche unterteilt, die jeweils spezifische Funktionen enthalten: Transportation Management System (Area TMS), Document Management System (Area DMS), Customer Relationship Management (Area CRM), Warehouse Management System (Area WMS) und Business Intelligence (Area BI). Die Collaboration Platform interagiert auch mit dem BeOne Activity Management. „Die von einem mit der Plattform verbundenen Benutzer ausgeführten Tätigkeiten, wie z.B. die Erstellung eines Spot-Angebots oder die Einfügung eines Vordossiers, erzeugen automatisch spezifische Aktivitäten für eine Arbeitsgruppe oder einen bestimmten Benutzer und benachrichtigen über Anfragen, mit der Möglichkeit, diese in Echtzeit zu verwalten. Das Ergebnis ist eine größere Proaktivität bei der Verwaltung von Tätigkeiten“, betont der Chief Software Architect von Nova Systems. „In Bezug auf die Sendungsüberwachung (Tracking & Tracing) ist es möglich, den Fortschritt der durch den Workflow der BeOne verwalteten Sendungen zu veröffentlichen, wobei je nach Art des Anfragers, der die Plattform nutzt (Absender, Empfänger oder Korrespondent) entschieden wird, welche Informationen veröffentlicht werden sollen. Dasselbe gilt für die ausgestellten und empfangenen elektronischen Dokumente, die direkt von der Plattform aus abgerufen werden können“.

Die Collaboration Platform ist auch in das Communication Management integriert. HTML-E-Mails, die von letzterem automatisch verschickt werden, enthalten Hyperlinks, über die Sie eine Verbindung zur Plattform herstellen können. Beispielsweise kann ein Spot-Angebot, das dem Kunden zugesandt wurde, durch einfaches Klicken auf den in der E-Mail selbst enthaltenen Link bestätigt werden. „Auf die gleiche Weise ist es möglich, die Sendungsverfolgung ohne Authentifizierung zu verwalten – versichert Tarocco -. Durch die Kommunikationsverwaltung werden die Statusaktualisierungen der Sendung gesendet und durch Klicken auf den in der E-Mail selbst enthaltenen Link ist es möglich, auf die Details der Sendungsverfolgung zuzugreifen. Dies ist besonders im B2C-Bereich nützlich, wo die betroffenen Beteiligten nicht kodiert, sondern in den Sendungsdaten angegeben sind.

Eine weitere Neuheit der Kollaborations-Suite sind schließlich die Werbebanner, die auf der Web-Plattform eingefügt werden können. „Diese ermöglichen es Ihnen, die Einführung oder Verbesserung neuer Dienstleistungen bekanntzumachen, sind für den Kunden vollständig handhabbar, können Texte und Bilder enthalten, die offensichtlich das institutionelle Erscheinungsbild des Unternehmens widerspiegeln, und können mit spezifischen Webseiten verknüpft werden, die bereits auf Ihrer institutionellen Website vorhanden sind. Es ist möglich, das Anfangs- und Enddatum der Veröffentlichung für jedes Banner zu verwalten“, so Tarocco abschließend.